Sitzungen online gestalten

Beratung in Teams und Gremien auf Video-Plattformen

"Pfarrgemeinderat (Plenum) und Fachausschuss für Finanzen sind als Organe juristischer Personen von der Personenbeschränkung (bei physischen Sitzungszusammenkünften, Anm. der Autorin) nun ausdrücklich ausgenommen, allerdings unter Wahrung der Abstands- und Hygieneregeln." (Richtlinien der BIKO und Hinweise der Diözese Linz vom 14. Mai 2020).
Für diejenigen, die in der Zeit der Corona-Ausgangsbeschränkungen Geschmack an digitaler Video-Kommunikation gefunden haben, kann es lohnend sein, eine online-Kommunikation ergänzend zur analogen Sitzungspraxis einzurichten.
Heinrich Brandstetter, Leiter der Organisationsentwicklung und Gemeindeberatung und Jungschar-Mitarbeite, nennt Faktoren für das Gelingen der Online-Sitzungen:

Schritte zur erfolgreichen Online-Konferenz:

Der Zugang zum Internet-Konferenztool (MS Teams, ZOOM o.a.) ist technisch und bedienungsmäßig geklärt. Unterstützung erhalten Ungeübte von Kindern, Enkelkindern oder versierten PGR-Kolleg/inn/en, die seit Mai 2020 zu Besuch kommen dürfen.
Das erste Treffen ist informell, einfach zum Wiedersehen als Gruppe: Eine Runde „Wie geht’s?“ Erst ab dem zweiten Online-Treffen werden Themen diskutiert.
Eine kompetente Moderation: Diese achtet (wie auch bei analogen Konferenzen) darauf, dass die Sitzung angekündigt ist; dass alle da sind und keiner vergessen wird; dass die Redemöglichkeiten in der Reihung erteilt werden und die Vereinbarungen eingehalten werden; dass der Zeitrahmen eingehalten wird; dass die Nacharbeit (Protokoll) geregelt ist.

Als Erfolgsfaktoren für das Gelingen nennt Heinrich Brandstetter:

Alle Sitzungsteilnehmer/innen sollten online dabei sein. Die Mischung aus analoger und digitaler Teilnahme bei Sitzungen hat sich bei der Kath. Jungschar auf Österreich-Ebene nicht bewährt: Diejenigen, die online zugeschaltet sind, haben Schwierigkeiten, die Wortmeldungen der analogen Teilnehmer/innen zu verstehen, wenn der Sitzungsraum nicht eigens mit Tischmikrophonen ausgestattet ist.
Wichtig ist gerade bei großen Online-Konferenzen, dass alle Teilnehmer/innen die Mikrophone ausgeschaltet haben und nur dann einschalten, wenn sie am Wort sind. Dann gibt es keine störenden Hintergrundgeräusche, die, je größer die Zahl der Teilnehmenden ist, desto unangenehmer wird.
Übung ist gut. Wer öfter konferiert, tut sich leichter. Wenn die Sitzungen seltener stattfinden, braucht es vor der Sitzung eine Auffrischung zum Online-Sitzungsablauf und der Vereinbarungen zur "Sitzungsetikette“

Heinrich Brandstetter: "Für diese Sitzungsform spricht u.a. die Disziplin, die bei den Wortmeldungen entsteht": In MS Teams meldet man in einer Chatleiste eine Wortmeldung an. Andere Tools haben ein Symbol für die erhobene Hand. Die Moderation erteilt dann das Wort. Dreinreden gibt es nicht.

In der Abteilung Kath. Jungschar und Kinderpastoral des Pastoralamtes wurden in der Zeit der Ausgangsbeschränkungen seit dem 16. März 2020 alle Sitzungen auf MS Teams umgestellt. Die Teams-Kommunikation hat die Kommunikation auf WhatsApp ersetzt.

Informelle Treffen, bei denen es möglich ist, einander ohne fixe Tagesordnung zu sehen, stärken die Gemeinschaft der Gruppe. Brandstetter rät dazu, solche Online-Treffen immer wieder zwischendurch anzusetzen. Wenn Themen auftauchen, werden sie auf die Tagesordnung der nächsten Themensitzung gegeben.

Beate Schlager-Stemmer, 20.5.2020

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