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Richtlinie Anerkennung für Ehrenamtliche, freie Dienstverträge in Pfarren und Fördervereine
Leitungskonferenz der Diözesanen Dienste, April 2024
Das Gemeinnützigkeitsreformgesetz, das seit 1.1.2024 in Kraft getreten ist, sieht für Körperschaften öffentlichen Rechts, die hoheitlich tätig sind – damit auch für die Kirchen – eine Abgeltung für ehrenamtliche Tätigkeit in Form der sog. „Freiwilligenpauschale“ nicht vor.
Auf der Österreichebene ist die Konferenz der Finanzkammerdirektor:innen gemeinsam mit den Juristen der Bischofskonferenz, mit der Politik und der Finanzverwaltung im Gespräch, mit dem Ziel, eine Novelle des Gesetzes oder einen Erlass zu erwirken. Der Erfolg ist – auch zeitlich – leider nicht absehbar.
Daher haben wir für die Diözese Linz in langen und ausführlichen Beratungen und in Abwägung vieler Gesichtspunkte folgende Regelungen erarbeitet. Sollten Leistungen, die für Pfarren (umfasst sowohl die Pfarre, die Pfarr(teil)gemeinden als auch pastorale Knotenpunkte) außerhalb eines geringfügigen oder vollversicherten Dienstverhältnisses erbracht und abgegolten werden, kann dies in folgender Weise erfolgen:
Anerkennung von ehrenamtlicher Tätigkeit
1. Weiterbildungs- (und Aufenthalts) -kosten, Vernetzungs- und Reflexionstreffen, Begleitung für die verschiedenen Aufgaben, die ehrenamtlich übernommen werden, oder auch darüber hinausgehen (zB Kommunikation, Konfliktmanagement, Theologie etc.)
2. Kostenübernahme von Gruppenaktivitäten z.B. Aufenthaltskosten bei Klausuren, Bus- und Zugkosten, Besprechungs-/Jahresabschluss-essen etc.
3. Kostenübernahme von Arbeitsmaterialen Sachkosten, die im Zusammenhang mit den jeweiligen ehrenamtlichen Aufgaben stehen – zB für Literatur [-abos], liturgische Kleidung, Noten, Kopien, Büromaterial etc. können gegen Vorlage entsprechender Rechnungen von jedem Rechtsträger abgegolten werden. Nicht gedacht ist daran, dass Ehrenamtliche die Kosten von diversen Alltagsgegenständen, die sie auch privat nutzen, der Pfarre/Pfarrgemeinde in Rechnung stellen.
4. Fahrtkosten in der Höhe des amtlichen Kilometergeldes, ebenso Reisespesen von Öffi-Tickets. Für die Abrechnung von Fahrten mit dem Privat-KFZ ist ein Fahrtenbuch korrekt zu führen und der Abrechnung beizulegen: km-Stand Anfang und Ende, Abfahrts- und Zielort, Zweck der Fahrt, km-Zahl Formulare Fahrtkostenabrechnungen und Reisespesen:
Formular Kilometergeldabrechnung:
Formular_Kilometergeldabrechnung Ehrenamt - Diözese Linz.xlsx
Vorlage Fahrtenbuch: Vorlage Fahrtenbuch Ehrenamtliche - Diözese Linz.xlsx
Reisespesen: Reisespesen_Ehrenamt-Tagesveranstaltung - Diözese Linz.xlsx
Es geht hier um sachlich gerechtfertigte Aufwendungen, für die die Kosten den Ehrenamtlichen angemessen ersetzt werden, oder um erforderliches Material, das unentgeltlich überlassen wird. Für beauftragte Seelsorgeteam-Mitglieder wird an die neuen Pfarren ein Betrag idHv € 200,-/Person und Jahr von der Diözese ausbezahlt. Für die herkömmlichen Pfarren gibt es eine Refundierungsregelung im Strukturfonds. Die Spesen von ehrenamtlichen Begräbnisleiter:innen und Wort-Gottes-Feier-Leiter:innen sind von der Pfarre/Pfarr(teil)gemeinde zu tragen, bei ehrenamtlichen Altenheimseelsorger:innen ist eine Absprache zwischen Pfarre und Fachstelle zu treffen. Auch für deren ehrenamtliche Tätigkeit sollen bis zu € 200,- (als Richtwert) an Sach- und Fahrtkosten übernommen werden können.
Bezahlte Tätigkeit als freie Dienstnehmer:in
Zur Abgrenzung der möglichen Arten von bezahlter Tätigkeit (in der Diözese Linz) steht folgender Leitfaden im DiALog zur Verfügung:
Leitfaden zur Abrechnung von Leistungen
Wenn nicht eine geringfügige oder vollversicherte Anstellung vorliegt, erfolgt in der Regel die Leistungserbringung und deren Abgeltung im Rahmen eines freien Dienstverhältnisses. Freie Dienstverträge müssen für jene Tätigkeiten im Vorhinein (!) abgeschlossen werden, die zwar kein echtes unselbständiges Dienstverhältnis begründen (unabhängig von der Höhe der Bezahlung) aber auch nicht als selbständige Tätigkeit erbracht werden können. Hier ist u.a. an folgende Tätigkeitsfelder zu denken: Außenanlagen-/Friedhofspflege, Mesner:innen, Kirchenmusiker:innen (s. unten). Achtung: Die Merkmale eines freien Dienstvertrages müssen jedenfalls gegeben sein.
1 Für die Abrechnung freier Dienstverträge ist der Fachbereich Personalverwaltung und Dienstrecht zuständig.
Zu empfehlen sind gleichbleibende monatliche (und keine stundenweisen) Abgeltungen, solche reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich. Formular Freier Dienstvertrag (im DiAlog unter „Abrechnung von Leistungen“):
1 Als besondere Merkmale des freien Dienstvertrages gelten: • Persönliche Unabhängigkeit (keine Weisungsbindung hinsichtlich Arbeitszeit und Arbeitsort, soweit dies nicht durch die Natur der Leistungserbringung vorgegeben ist) • Keine Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers:der Auftraggeberin • Vertretungsmöglichkeit • Ablehnungsrecht • Keine eigenen Betriebsmittel • Keine arbeits- und kollektivvertragsrechtlichen Ansprüche
Ablauf für (Kirchen)Musiker: innen:
Nebenberufliche Musiker:innen sind als freie Dienstnehmer:innen zu verstehen, wenn sie die Kriterien für freie Dienstverhältnisse erfüllen (insb. freie Zeiteinteilung, Ablehnungsrecht, Vertretungsmöglichkeit). 2 Wenn möglich, sind gleichbleibende monatliche Abgeltungen zu vereinbaren, da diese den administrativen Verwaltungsaufwand in der Personalverrechnung erheblich reduzieren.
Regelung der Honorarnote: Diözese Linz (dioezese-linz.at)
Ablauf für die neuen Pfarren:
➢ Die Vereinbarung mit dem:der Musiker:in treffen in der Pfarre in der neuen Struktur Zuständige der Pfarr(teil)gemeinde.
➢ Freie Dienstverträge (auch solche auf Basis der Verordnung für nebenberufliche Musiker:innen) werden ausschließlich auf Ebene Pfarre (in der Struktur Neu mit den Verwaltungsvorständen) abgeschlossen und ausgefertigt.
➢ Der Fachbereich Verwaltung in Pfarren übernimmt die Beratung für alle freien Dienstverträge.
➢ Freie Dienstnehmer:innen als nebenberufliche Musiker:innen gemäß Verordnung erhalten die beitragsfreie Aufwandsentschädigung von der Pfarre; sonstige freie Dienstnehmer:innen sind im Fachbereich Personalverwaltung und Dienstrecht/in der Lohnverrechnung zu administrieren.
3 Formular freier Dienstvertrag für Kirchenmusiker:innen (ist für jene freien Dienstnehmer:innen zu verwenden, die kurzfristig, unregelmäßig Leistungen erbringen -> Auszahlung Pfarre):
Freier Dienstvertrag Kirchenmusiker_innen Version 2024-5.pdf
Formular freier Dienstvertrag: für freie Dienstnehmer:innen, die als nebenberufliche Kirchenmusiker:innen eine gleichbleibende monatliche Abgeltung bis
€ 537,78/Monat für die musikalischen Leistungen vereinbaren (siehe Pkt 6.2 bitte ankreuzen) -> Auszahlung Pfarre:
2 Aufgrund einer Verordnung sind nebenberufliche Musiker:innen als freie Dienstnehmer:innen iSd § 4 Abs 4 ASVG mit Einkünften aus dieser Tätigkeit bis zu € 537,78 im Monat von der SV-Pflicht befreit. Die Auftraggeberin trifft die Meldepflicht gemäß § 109a EStG, wenn € 900/Jahr und/oder € 450/Einzelleistung überschritten werden, der:die Auftraggnehmer:in hat auch diese Einkünfte bei den Gesamteinkünften von mehr als € 730/Jahr im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend zu machen. 3 Die Honorare (inkl. Reisekostenersätze) für alle erbrachten Leistungen als freie:r Dienstnehmer:in werden gemäß § 109a EStG vom:von der Auftraggeber:in einmal jährlich (bis spätestens Ende Februar des Folgejahres) elektronisch an das zuständige Finanzamt gemeldet, wenn diese pro Person € 900,- im Jahr und/oder € 450,- je Einzelleistung überschreiten. Für freie Dienstnehmer:innen besteht eine Veranlagungspflicht, wenn die Summe aller Nebeneinkünfte im Jahr € 730,- übersteigen
Formular freier Dienstvertrag (wenn in bestimmten Monaten die Grenze von € 537,87 überschritten wird ->
Meldung des freien Dienstvertrages vor Erbringung der Leistung an den Fachbereich Personalverwaltung und Dienstrecht):
Ablauf für die herkömmlichen Pfarren:
➢ Der Fachbereich Verwaltung in Pfarren übernimmt die Beratung für alle freien Dienstverträge, insbesondere deren der Musiker:innen.
➢ Anhand der angeführten Checkliste werden die erforderlichen Unterlagen für die Erstellung eines Freien DV eines/r Musiker:in an den FB Verwaltung in Pfarren übermittelt.
➢ Die Erstellung des Freien Dienstvertrags und die Erteilung einer kirchenbehördlichen Genehmigung erfolgt im FB Verwaltung in Pfarren.
Checkliste für erforderliche Unterlagen:
Checkliste für Neuanstellung. Änderungen.Pfarren
Fördervereine:
Die Gründung von Fördervereinen für eine Abgeltung von Spesen für Ehrenamtliche, sowie die Auszahlung einer Freiwilligenpauschale oder eine Anstellung/ein freies Dienstverhältnis sind nicht zulässig. Fördervereine für Pfarren/Pfarr(teil)gemeinden, über die große Veranstaltungen abgewickelt oder Bauvorhaben unterstützt werden, können in Absprache mit dem Fachbereich Verwaltung in Pfarren und unter Einhaltung der Vorgaben gegründet werden. Es sind ausschließlich die diözesanen Rahmenstatuten zu verwenden und Kooperationsvereinbarungen abzuschließen. Die Begleitung erfolgt durch den Fachbereich Verwaltung in Pfarren in Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.
Richtlinie - ANERKENNUNG für EHRENAMTLICHE Freie Dienstverträge in Pfarren und Fördervereine
erarbeitet von Addy-Papelitzky, Heilmann, Koblmüller, Kupfinger, 19.4.2024